Beratungsfeld

DMS-Auswahl und DMS-Beratung

Dokumente digital, revisionssicher und in Sekunden auffindbar: Wir begleiten Sie bei Auswahl und Einführung eines Dokumentenmanagementsystems – vom digitalen Posteingang über die E-Akte bis zur E-Rechnung.

Erstgespräch zur DMS-Auswahl Pakete & Preise

Illustration: Papierdokumente werden digitalisiert, in einem durchsuchbaren System abgelegt und sicher archiviert.

Mehr als ein digitales Archiv

Ein modernes Dokumentenmanagement ist weit mehr als ein elektronischer Aktenschrank. Es verbindet Dokumente mit Prozessen: Eingangsrechnungen werden automatisch erkannt und zur Freigabe geleitet, Verträge erinnern an Kündigungsfristen, Personal- und Kundenakten sind von überall zugänglich – mit klar geregelten Berechtigungen.

Der Markt reicht von schlanken Cloud-Lösungen bis zu umfassenden ECM-Plattformen, von Branchenspezialisten bis zu DMS-Modulen innerhalb von ERP-Systemen. Wir helfen Ihnen, die Lösung zu finden, die zu Ihrem Dokumentenaufkommen, Ihren Prozessen und Ihrer IT-Landschaft passt.

Typische Einsatzbereiche

Digitaler Posteingang

Erfassen, klassifizieren und verteilen – inklusive automatischer Texterkennung.

Rechnungseingang & E-Rechnung

Prüfung, Freigabe-Workflows und Übergabe an die Buchhaltung.

Digitale Akten

Personal-, Kunden-, Lieferanten-, Projekt- oder Vertragsakten an einem Ort.

Revisionssichere Archivierung

GoBD-konforme Aufbewahrung mit Lösch- und Berechtigungskonzept.

Zielbild

Welche Rolle soll das DMS in Ihrer Anwendungslandschaft übernehmen?

„DMS“ steht für sehr unterschiedliche Lösungsansätze. Ob ein Produkt passt, entscheidet sich weniger an einzelnen Funktionen als an der Rolle, die das System im Zusammenspiel mit ERP, Fachanwendungen und Kollaborationswerkzeugen übernehmen soll. Diese Rolle klären wir, bevor Produkte verglichen werden – denn sie bestimmt das relevante Marktsegment, die Anforderungen an Integration und Archivierung und den Aufwand der Einführung.

Illustration: Ein zentrales Dokumentenmanagement ist mit mehreren Anwendungen wie CRM, ERP, E-Mail und Auswertung verbunden.

Rolle 1 · eigenständig

Unternehmensweite DMS-Plattform

Das DMS ist die zentrale, abteilungsübergreifende Ablage – mit eigener Oberfläche, digitalen Akten, Workflows und revisionssicherem Archiv. ERP, CRM, Personalsoftware und E-Mail werden angebunden; Dokumente bleiben unabhängig von der jeweiligen Fachanwendung auffindbar.

Typisch, wenn …

Viele Dokumentarten haben keinen ERP-Bezug, etwa Verträge, Personal- oder Qualitätsdokumente.
Abläufe laufen über Abteilungen hinweg, zum Beispiel Vertragsfreigaben.
Mitarbeitende ohne ERP-Zugang arbeiten mit Dokumenten.

Im Fokus der Auswahl

Akten-, Ablage- und Berechtigungsmodell
Workflows ohne Programmierung gestalten
Anbindung mehrerer Systeme über offene Schnittstellen

Illustration: Eine ERP-Oberfläche mit eingebetteter Dokumentansicht; das Dokument ist freigegeben.

Rolle 2 · ERP-integriert

DMS als Ergänzung des ERP-Systems

Dokumente werden mit Belegen und Stammdaten des ERP verknüpft – Bestellung, Lieferschein, Rechnung, Lieferant – und direkt in der ERP-Oberfläche angezeigt. Das DMS übernimmt Erfassung, belegbezogene Workflows und Archivierung; gebucht und disponiert wird im ERP.

Typisch, wenn …

Das ERP ist führend, die meisten Dokumente gehören zu ERP-Vorgängen.
Die Anwenderinnen und Anwender arbeiten überwiegend im ERP.
Eingangs- und E-Rechnungen sollen im ERP-Prozess geprüft und freigegeben werden.

Im Fokus der Auswahl

Tiefe und Reife der Integration in Ihr konkretes ERP
Rechnungseingang mit Abgleich zu Bestellung und Wareneingang
Freigaben auch für Beteiligte ohne ERP-Zugang

Illustration: ERP, E-Mail und Fachanwendung legen Dokumente in einem gemeinsamen, verschlossenen Archiv ab.

Rolle 3 · Langzeitspeicher

Revisionssicheres Archiv

Im Vordergrund steht die unveränderbare, GoBD-konforme Aufbewahrung von Dokumenten und Daten aus ERP, E-Mail und Fachanwendungen – über Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren und über Systemwechsel hinweg. Das Archiv kann Teil einer DMS-Plattform sein oder als eigene Komponente betrieben werden.

Typisch, wenn …

Mehrere Systeme legen in einem gemeinsamen Archiv ab.
Altsysteme werden abgelöst, ihre Daten müssen aufbewahrt werden.
Prüfungssicherheit und Löschfristen stehen im Mittelpunkt.

Im Fokus der Auswahl

Unveränderbarkeit, Protokollierung und Verfahrensdokumentation
Aufbewahrungs- und Löschregeln, auch nach DSGVO
Datenzugriff für Prüfungen und Übernahme von Altarchiven

Mischformen sind die Regel

Viele Organisationen kombinieren die Rollen: Die Eingangsrechnungsverarbeitung läuft integriert im ERP, Verträge und Personalakten liegen in der unternehmensweiten Plattform, und beides wird in einem gemeinsamen Archiv aufbewahrt. Entscheidend ist, die Zuständigkeit je Dokumentart festzulegen – damit dasselbe Dokument nicht in mehreren Systemen gepflegt wird.

Abgrenzung zur Zusammenarbeit

Kollaborationsplattformen eignen sich für Entwürfe und das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten. Geschäftsrelevante und aufbewahrungspflichtige Dokumente gehören dagegen geregelt in DMS oder Archiv – mit Versionierung, Berechtigungen und Aufbewahrungsregeln. Wo diese Grenze verläuft und wie Dokumente übergeben werden, ist Teil des Zielbilds.

Leitfragen: eigenständige Plattform oder Integration ins ERP?

Die Archivrolle lässt sich mit beiden Varianten kombinieren. Für die Grundsatzentscheidung helfen diese Fragen:

Leitfragen für die Entscheidung zwischen eigenständiger DMS-Plattform und Integration ins ERP
Leitfrage	Spricht eher für eine eigenständige Plattform	Spricht eher für die Integration ins ERP
Wo entstehen die Dokumente, und wozu gehören sie?	In vielen Bereichen und Anwendungen, oft ohne Bezug zu ERP-Vorgängen	Überwiegend zu Belegen und Stammdaten des ERP
Wer arbeitet mit den Dokumenten?	Große Teile der Belegschaft, auch ohne ERP-Zugang	Vor allem ERP-Anwender in Einkauf, Vertrieb und Rechnungswesen
Welche Workflows stehen im Vordergrund?	Dokumentenzentrierte Abläufe wie Vertrags- und Personalprozesse	Belegbezogene Abläufe wie Rechnungsprüfung und Bestellfreigabe
Wie viele führende Systeme gibt es?	Mehrere Fachanwendungen oder mehrere ERP-Systeme, etwa in Tochtergesellschaften	Ein ERP-System als zentrale Plattform

Aufbewahrungsfristen überdauern oft das ERP-System

Wird das ERP später abgelöst, müssen archivierte Dokumente und Daten weiterhin vollständig und für Prüfungen auswertbar verfügbar sein. Ein vom ERP unabhängiges Archiv erleichtert diesen Wechsel. Liegen Dokumente nur im ERP, gehört ihre spätere Übernahme in die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung.

Was das Zielbild für die Auswahl bedeutet

Marktsegment

Unternehmensweite Plattformen, ERP-nahe Lösungen, ERP-eigene Dokumentenmodule und Archivspezialisten adressieren unterschiedliche Rollen. Die Shortlist folgt dem Zielbild.

Anforderungen

Die Integration wird für Ihr konkretes ERP und Ihre weiteren Systeme beschrieben – nicht als pauschales „Schnittstelle vorhanden“.

Implementierungspartner

Bei ERP-Integration zählt Erfahrung mit genau Ihrem ERP-System, seinen Belegarten und Releasezyklen.

Migration und Betrieb

Altarchive, Verfahrensdokumentation und die Aufgabenteilung zwischen ERP- und DMS-Betrieb werden von Beginn an eingeplant.

Warum die Anwendungslandschaft den Umfang jeder Auswahl bestimmt, beschreibt unser Fachbeitrag Softwareauswahl beginnt bei der Anwendungslandschaft.

Worauf es bei der DMS-Auswahl ankommt

Integration: Wie nahtlos arbeitet das DMS mit ERP, CRM, E-Mail und Office zusammen?
Compliance: Erfüllt die Lösung GoBD, DSGVO sowie Ihre Branchen- und Aufbewahrungsvorgaben?
Workflows: Lassen sich Freigaben und Prozesse ohne Programmierung abbilden?
Benutzerfreundlichkeit: Finden Mitarbeitende Dokumente ohne Schulungsmarathon?
Betriebsmodell: Cloud, On-Premises oder hybrid – mit welchen Folgen für Kosten und Datenhoheit?
Migration: Wie gelangen Altbestände und Papierarchive strukturiert ins neue System?

E-Rechnung als Anlass nutzen

Die schrittweise E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ist für viele Organisationen der Anlass, die gesamte Belegverarbeitung zu digitalisieren. Wer jetzt strukturiert vorgeht, löst nicht nur die Pflicht, sondern beschleunigt auch Freigaben und senkt Prozesskosten.

Für öffentliche Auftraggeber: E-Akte und Vergabe

Behörden, Kommunen und andere Einrichtungen des öffentlichen Rechts stehen vor besonderen Anforderungen: E-Akte, Schriftgutverwaltung, Aufbewahrungs- und Aussonderungsregeln sowie die vergaberechtskonforme Beschaffung. Wir unterstützen bei Markterkundung und produktneutraler Leistungsbeschreibung und bewerten Angebote objektiv.

Unser Vorgehen

Analyse – Dokumentenarten, Volumina, Prozesse, Aufbewahrungspflichten und Systemlandschaft erfassen.
Design – Zielbild, Ablagestruktur, Berechtigungs- und Archivierungskonzept, Evaluationsbeschreibung.
Evaluation – Marktsichtung, Shortlist und Anbieterpräsentationen mit Ihren echten Dokumenten.
Entscheidung – Proof-of-Concept, Angebotsprüfung inklusive Migrationsaufwand, Verhandlung.

FAQ

Fragen zur DMS-Auswahl

Weitere Fragen beantworten wir gern persönlich: 04102 9949133

Nicht zwingend. Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können; die Pflicht zur Ausstellung folgt schrittweise. Ob Ihr bestehendes ERP oder DMS die Formate (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) verarbeiten, prüfen und GoBD-konform archivieren kann, klären wir in einer kurzen Bestandsaufnahme. Oft reicht eine gezielte Erweiterung.

Für die Ablage und Anzeige belegbezogener Dokumente häufig ja. Sobald Dokumente ohne ERP-Bezug, abteilungsübergreifende Workflows, Beteiligte ohne ERP-Zugang oder ein vom ERP unabhängiges Archiv gefragt sind, stößt ein reines ERP-Modul oft an Grenzen. Wir klären das anhand Ihrer Dokumentarten und Prozesse – bevor ein zusätzliches System beschafft wird.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) konzentriert sich auf Erfassung, Ablage, Versionierung und Suche von Dokumenten. Enterprise-Content-Management (ECM) umfasst zusätzlich Workflows, Archivierung, Zusammenarbeit und die Integration in Fachanwendungen. In der Praxis verschwimmen die Grenzen – entscheidend ist, welche Funktionen Sie tatsächlich benötigen.

In aller Regel ja. Umfang, Struktur und Qualität der Altdaten sowie Aufbewahrungsfristen bestimmen den Migrationsaufwand. Wir berücksichtigen die Migration bereits in der Auswahl, damit Angebote den Aufwand realistisch abbilden.

Sie möchten Ihr Dokumentenmanagement modernisieren?

Im kostenfreien Erstgespräch klären wir Ausgangslage, Ziele und Rahmenbedingungen – und ob und wie wir Sie sinnvoll unterstützen können. Unverbindlich und ohne Verkaufsdruck.

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