Evaluationsbeschreibung
Das Kerndokument jeder Softwareauswahl – und warum es mehr leistet als ein Lastenheft.
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Leistung
Softwareauswahl mit System
Kaum eine IT-Entscheidung wirkt so lange nach wie die Wahl einer neuen Business-Software. Wir begleiten Sie mit einer bewährten Methodik von der ersten Bedarfsanalyse bis zur unterschriftsreifen Entscheidung – unabhängig von Herstellern, auf Basis klarer Kriterien und lückenlos dokumentiert.
Warum Struktur den Unterschied macht
Wer Unternehmenssoftware sucht, steht einem kaum überschaubaren Angebot gegenüber: Allein die Marktdatenbank von Softfindr umfasst mehr als 1.000 klassifizierte Produkte. Innerhalb einer Kategorie ähneln sich die Lösungen oft auf den ersten Blick – die Unterschiede stecken in Funktionsumfang, technologischer Basis, Zielgruppe und Preismodell. Fehlen klare Kriterien, gibt am Ende häufig der Eindruck aus der Präsentation den Ausschlag statt der tatsächlichen Eignung.
Wir gehen deshalb in einer festen Reihenfolge vor: Zuerst wird geklärt, was Ihre Organisation braucht – und aus welchem Grund. Danach wird der Markt gezielt daraufhin geprüft. Entscheidend ist dabei, zwei Arten von Anforderungen sauber auseinanderzuhalten:
Im Standard abbildbar
Vieles, was Fachbereiche für einzigartig halten, gehört bei marktüblichen Systemen längst zum Lieferumfang – ohne jede Anpassung. Solche Anforderungen fließen in die Bewertung ein, sollten sie aber nicht dominieren.
Echte Spezifika
Was sich aus Ihrem Geschäftsmodell, über Jahre gewachsenen Abläufen oder gesetzlichen Pflichten ergibt, muss die neue Lösung zwingend leisten. Genau hier entscheidet sich, wie aufwendig und teuer die Einführung wird.
Diese Spezifika arbeiten wir in der Analyse heraus, halten sie in der Evaluationsbeschreibung fest und verlangen von jedem Anbieter eine verbindliche Antwort – schriftlich und in der Präsentation. Dadurch wird deutlich, wer Ihre Anforderungen wirklich verstanden hat und wie viel davon der Standard abdeckt.
Unser Vorgehensmodell
In vier Phasen zur Entscheidung
Am Ende jeder Phase steht ein greifbares Ergebnis, auf dem die nächste aufbaut. So ist der Projektstand jederzeit transparent – und liegen Vorarbeiten bereits vor, setzen wir genau dort an.
-
1
Analyse
- Zielbild, Rahmen und Budget klären
- Abläufe und Anforderungen erheben
- Besonderheiten herausarbeiten
ErgebnisPriorisiertes Anforderungsprofil
-
2
Design
- Architekturoptionen abwägen
- Kriterien und Gewichtung definieren
- Anforderungen präzise beschreiben
ErgebnisEvaluationsbeschreibung
-
3
Evaluation
- Longlist aus dem Gesamtmarkt
- Anbieterantworten und Präsentationen
- Vergleich nach festen Kriterien
ErgebnisBewertete Shortlist
-
4
Entscheidung
- Workshops und Proof‑of‑Concept
- Gesamtkosten über die Laufzeit
- Verhandlung bis zur Unterschrift
ErgebnisEntscheidung und Vertrag
Die Phasen im Detail
Was in den einzelnen Phasen geschieht
Phase 1
Analyse
Am Anfang stehen Ihre Ziele: Was soll die neue Lösung bewirken, welcher Rahmen gilt, welches Budget ist vorgesehen? In Workshops und Interviews nehmen wir die maßgeblichen Abläufe auf und erfassen fachliche wie technische Anforderungen. Besonderes Gewicht haben Spezifika – etwa eigene Prozesslogiken, Individualentwicklungen oder regulatorische Pflichten –, weil sie Aufwand und Kosten der Einführung wesentlich bestimmen.
Phase 2
Design
Bevor der Markt angesprochen wird, klären wir die Architekturfrage – zum Beispiel Suite oder Best-of-Breed, Cloud oder On-Premises. Anschließend werden die Anforderungen gewichtet und die Regeln der Bewertung bestimmt. Beides mündet in die Evaluationsbeschreibung, die später Ausschreibung, Angebotsvergleich und Vertrag trägt.
Phase 3
Marktevaluation
Aus den Marktdaten von Softfindr entsteht eine begründete Longlist. Die infrage kommenden Anbieter erhalten identische Unterlagen und beantworten Ihre Anforderungen in einer einheitlichen Struktur. In den Präsentationen spielen alle dieselben Szenarien aus Ihrem Arbeitsalltag durch – das macht Unterschiede sichtbar, die eine Standard-Demo verdecken würde.
Phase 4
Entscheidung
Offene Fragen klären wir mit den verbliebenen Favoriten in vertiefenden Workshops, bei Bedarf auch in einem Proof-of-Concept. Die Angebote vergleichen wir über die gesamte Laufzeit – von Lizenzen und Einführung bis zu Betrieb und Weiterentwicklung – und unterstützen Sie in der Verhandlung. So entsteht eine Entscheidung, die inhaltlich, kaufmännisch und vertraglich trägt und sich intern überzeugend vertreten lässt.
Unsere Datenbasis
Marktkenntnis mit System
Unsere Vorauswahl stützt sich auf das Markt-Mapping von Softfindr. Mehr als 1.000 Softwareprodukte im deutschen Markt sind dort redaktionell erfasst, von Menschen geprüft und nach Softwaretyp, Zielgruppe sowie ihren Beziehungen untereinander eingeordnet.
Ihr Vorteil: Die Longlist zeigt den relevanten Markt in seiner ganzen Breite – nicht nur die Anbieter, die ohnehin jeder kennt. Und jeder Schritt bis zur Shortlist ist begründet und dokumentiert.
- Ziel: den Markt vollständig abbilden, ohne einzelne Anbieter zu bevorzugen
- Klassifikation von Hand, redaktionell geprüft (Human-verified data)
- Rankings und Einordnungen ohne bezahlte Platzierungen
- Kontinuierliche Pflege und Beobachtung des Markts
Anders als typische Vergleichsportale
Wo Platzierungen gekauft oder Provisionen gezahlt werden, richtet sich die Empfehlung nach dem Geld. Bei uns gilt: Marktdaten ohne Zahlungslogik, eine Beratung, die allein Sie als Mandant bezahlen, und keine Weitergabe Ihrer Anfrage an Anbieter.
Ihr Nutzen
Was Sie gewinnen
Mit einer neuen Kernanwendung legen Sie sich für viele Jahre fest – auf eine Technologie, einen Anbieter und die damit verbundenen Folgekosten. Eine erfahrene, neutrale Begleitung sorgt für bessere Informationen, kürzere Wege und ein kalkulierbares Risiko.
Mehr zu den VorteilenEntscheidungssicherheit
Belastbare Vergleiche und dokumentierte Bewertungen – statt Versprechen aus dem Vertrieb.
Aufwand und Kosten
Besonderheiten werden früh sichtbar – Nachträge und ausufernde Projektumfänge werden unwahrscheinlicher.
Geschwindigkeit
Bewährte Methodik vom ersten Tag an – ohne eigene Lernkurve.
Verhandlungsposition
Mehrere Anbieter bleiben bis zur Vertragsverhandlung im Wettbewerb.
Flexibel beauftragen
Begleitung im passenden Umfang
Nicht jedes Vorhaben braucht die komplette Begleitung. Wir unterstützen auch punktuell – genau dort, wo Sie Verstärkung benötigen.
Anbietervorauswahl
Eine begründete Long- und Shortlist aus den Softfindr-Marktdaten – mit dokumentierten Auswahlgründen.
Qualitätssicherung Ihres Anforderungskatalogs
Ein Blick von außen auf Ihr vorhandenes Lastenheft: Lücken, Unschärfen und Eignung für die Ausschreibung.
Moderation der Endauswahl
Drehbuch, Leitung und Auswertung der Anbieterpräsentationen – strukturiert und für alle gleich.
Angebotsprüfung und Verhandlung
Angebote im Vergleich über die gesamte Laufzeit (TCO) und Unterstützung am Verhandlungstisch.
Einführungsbegleitung
Projektleitung oder Qualitätssicherung in der Einführung – bis zum Go‑live und darüber hinaus.
Öffentliche Auftraggeber
Markterkundung, produktneutrale Leistungsbeschreibung, Bewertungsmatrix und Angebotswertung.
Ja. Liegen bereits Ergebnisse vor – etwa ein Anforderungskatalog oder eine Longlist –, steigen wir in der passenden Phase ein. Vorhandene Unterlagen prüfen wir zunächst auf Belastbarkeit und ergänzen sie, wo nötig.
Die Longlist umfasst alle Lösungen, die auf Basis der Marktdaten grundsätzlich infrage kommen. Anhand von K.-o.-Kriterien und einer ersten Bewertung entsteht daraus die Shortlist – meist drei bis fünf Anbieter, die zu Präsentationen eingeladen werden.
Standard-Demos zeigen die Stärken eines Produkts – nicht, ob es Ihre Abläufe abbildet. Im Drehbuch stehen dieselben Anwendungsfälle aus Ihrem Alltag für alle Anbieter. So werden Lösungen vergleichbar und Schwächen sichtbar.
Ja. Für öffentliche Auftraggeber unterstützen wir bei Markterkundung, produktneutraler Leistungsbeschreibung, Bewertungsmatrix und Angebotswertung. Die vergaberechtliche Verantwortung und Verfahrensführung verbleiben bei Ihnen bzw. Ihrer Vergabestelle.
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