Ein ERP-Auswahlprojekt wird häufig angestoßen, wenn die bestehende Software zentrale Abläufe nicht mehr ausreichend abbildet oder eine geänderte Unternehmensstrategie neue Anforderungen stellt. Bereits die Analyse der Anwendungslandschaft und der Geschäftsprozesse zeigt jedoch, dass die Entscheidung über die ERP-Software hinausgeht. Betroffen sind in der Regel verschiedene Anwendungen der Anwendungslandschaft sowie Datenflüsse und Verantwortlichkeiten.
Die Anwendungslandschaft umfasst die im Unternehmen eingesetzten Anwendungen und ihr Zusammenwirken. Für ein Auswahlvorhaben können, je nach Zielsetzung, die folgenden Aspekte der Anwendungslandschaft relevant sein:
- Anwendungen und genutzte Funktionen
- Geschäftsprozesse über Anwendungsgrenzen hinweg
- Daten, Datenflüsse
- Schnittstellen
Für die Beratung folgt daraus eine wesentliche Aufgabe: Bevor Produkte evaluiert und verglichen werden, muss geklärt werden, welche Rolle die neue Lösung in der zukünftigen Anwendungslandschaft übernehmen soll. Qualifizierte Softwareberatung schafft dafür Transparenz über mögliche Zielbilder und gibt eine konkrete Empfehlung für den Scope der Softwareevaluation.
Zur Erfassung der Ausgangslage (As-Is) der Anwendungslandschaft ist eine reine Liste der eingesetzten Produkte oft nicht ausreichend. Entscheidend ist, welche Aufgaben die Anwendungen tatsächlich übernehmen und wie sie voneinander abhängen. Die Verbindung zwischen Aktivitäten, Funktionen, Rollen, Daten und Anwendungen bildet die Grundlage zur Ermittlung möglicher Zuschnitte der Anwendungslandschaft und zur Festlegung des Scopes der Softwareauswahl. Entscheidend sind hier die Spezifika des Unternehmens und Marktwissen, um im Resultat einen hohen Grad an Standardisierung zu erreichen.
Die Bedarfsanalyse erklärt, wo Handlungsbedarf besteht
Die Auswahlberatung beginnt, in Abhängigkeit von der Zielsetzung, mit den Unternehmens- und Projektzielen und untersucht anschließend die dafür relevanten Teile der Anwendungslandschaft. Diese Betrachtung verbindet die Sicht der Fachbereiche mit der IT-Perspektive. Zu klären ist insbesondere:
- Welche Anwendungen unterstützen die betroffenen Geschäftsprozesse?
- Welche Funktionen werden tatsächlich genutzt und welche nur teilweise oder über Umwege abgebildet?
- Wo entstehen doppelte Erfassungen, Medienbrüche oder widersprüchliche Informationen?
- Welche Schnittstellen, manuellen Übergaben und ergänzende Tabellenkalkulationen halten die Abläufe zusammen?
- Welche Systeme sind für bestimmte Daten oder Prozessschritte führend?
- Welche technischen, organisatorischen oder vertraglichen Rahmenbedingungen sind zu berücksichtigen?
- Welche weiteren Projekte beeinflussen die Auswahl?
- Welche Akteure sind im erweiterten Ökosystem relevant und in Prozesse eingebunden?
Die Antworten helfen, Symptome von ihren Ursachen zu unterscheiden. Eine verzögerte Auftragsbearbeitung kann etwa auf fehlende Funktionen im ERP-System zurückgehen, ebenso aber auf unvollständige Stammdaten, eine unzureichend abgestimmte Übergabe aus dem Vertrieb oder unklare Freigaberegeln. Liegen die Ursachen in Daten, Übergaben oder Regelungen, behebt ein Produktwechsel allein sie nicht.
Der Umfang der Bedarfsanalyse orientiert sich an der Zielsetzung: Für die Auswahl einer klar abgegrenzten Fachanwendung ist keine vollständige Betrachtung der Anwendungslandschaft erforderlich. Im Dialog wird ein ausreichend belastbares Bild der relevanten Zusammenhänge erfasst. Eine vertiefte Analyse ist dann angezeigt, wenn ihre Ergebnisse die Auswahlentscheidung voraussichtlich beeinflussen.
Betroffene Anwendungen sind nicht automatisch Teil der Auswahl
Auf Grundlage der Bestandsaufnahme wird der Umfang des Vorhabens bewusst abgegrenzt. Dabei lassen sich drei Umfänge unterscheiden:
| Umfang | Leitfrage | Beispiel: Ablösung des CRM-Systems |
|---|---|---|
| Betrachtungsumfang | Welche Anwendungen beeinflussen die Entscheidung? | Bisheriges CRM, ERP, E-Mail- und Kalendersystem, Ticketsystem des Kundenservice |
| Auswahlumfang | Welche Anwendungen sollen im Vorhaben neu ausgewählt werden? | Nur das CRM (ERP, E-Mail- und Ticketsystem bleiben bestehen) |
| Umsetzungsumfang | Welche Änderungen sind zur Einführung tatsächlich erforderlich? | CRM-Einführung, Übernahme der Daten aus dem bisherigen CRM, Neuaufbau der ERP-Schnittstelle, Anbindung an E-Mail- und Kalendersystem |
- Betrachtungsumfang
- Umsetzungsumfang
- Auswahlumfang
Diese Unterscheidung schützt vor zwei Fehlentwicklungen. Ein zu enger Auswahlumfang blendet notwendige Leistungen aus. Ein zu weiter Umfang führt dazu, dass funktionierende Anwendungen ohne ausreichenden Anlass ebenfalls zur Disposition stehen.
Ein vorhandenes Dokumentenmanagement kann beispielsweise bestehen bleiben und trotzdem konkrete Anforderungen an die ERP-Auswahl stellen. Ein Kundenportal kann außerhalb der Neuauswahl liegen, aber Anpassungen durch die ERP-Einführung benötigen. Eine zusätzliche Integrationslösung kann notwendig werden, obwohl sie im ursprünglichen Projektauftrag nicht vorgesehen war.
Beratung macht solche Abhängigkeiten zu ausdrücklichen Entscheidungen. Für jedes relevante Element wird festgehalten, ob es bestehen bleibt, angepasst, integriert, ersetzt oder erst in einer späteren Phase betrachtet wird. Auch nicht anzufordernde Leistungen und die damit verbundenen Annahmen werden dokumentiert.
Marktkenntnis hilft, Funktionen sinnvoll zu verteilen
Die bestehende Aufgabenteilung zwischen den eingesetzten Anwendungen ist häufig historisch gewachsen. Sie sollte deshalb nicht ungeprüft zur Vorgabe für die zukünftige Lösung werden. So lässt sich eine individuell entwickelte Access-Anwendung oft im Standardumfang marktüblicher Software abbilden. Umgekehrt kann eine spezialisierte Anwendung weiterhin sinnvoll sein, wenn sie fachliche Anforderungen abdeckt, die eine neue ERP-Lösung im Standard nicht erfüllt, und eine Nachbildung nur mit unverhältnismäßigem Anpassungsaufwand verbunden wäre.
Hier verbindet Softwareberatung die Kenntnis der Unternehmensanforderungen mit der Kenntnis des Marktes. Sie bewertet, welche Lösungsansätze grundsätzlich infrage kommen und wo fachliche Grenzen liegen. Ein Funktionsbegriff wie „Lagerverwaltung“, „Service“ oder „Projektmanagement“ sagt noch wenig darüber aus, welche konkreten Abläufe und Spezifika eines Unternehmens innerhalb des Produkts abgebildet werden können. Der Abgleich mit verfügbaren Standardprozessen kann unnötige Anpassungen vermeiden. Verbleibende Lücken müssen anschließend bewusst bewertet werden. Die Fit-Gap-Analyse ist insbesondere für Spezifika und Anforderungen relevant, die ggf. nicht im Standard der Lösungen abbildbar sind – denn Marktkenntnis alleine ersetzt nicht die Prüfung im konkreten Fall. Beratung schafft dafür geeignete Anforderungen und Prüfszenarien, damit aus einer allgemeinen Funktionszusage ein nachvollziehbarer Ansatz zur Umsetzung wird.
Weitere Akteure wie Tochtergesellschaften und Geschäftspartner
Der Betrachtungsumfang endet nicht zwingend an der Grenze des eigenen Unternehmens. Tochtergesellschaften können eigenständige ERP-Systeme betreiben, gemeinsame Stammdaten nutzen oder Informationen für ein gruppenweites Berichtswesen bereitstellen. Lieferanten, Kunden und Logistikpartner sind zudem häufig über elektronischen Datenaustausch, Portale oder Schnittstellen unmittelbar in operative Prozesse eingebunden.
Für die Auswahlberatung bedeutet das: Nicht jede Anwendung außerhalb der primär betrachteten legalen Entität ist für die Auswahl relevant. Vorgaben von Tochtergesellschaften und Geschäftspartnern, etwa zu Datenformaten, Austauschstandards oder zum Berichtswesen, können jedoch maßgeblich bestimmen, welche Anforderungen an die neue Lösung zu stellen sind.
KI erhöht die Bedeutung der Anwendungslandschaft
KI-Funktionen werden häufig auf Ebene einzelner Produkte präsentiert. Ihr Nutzen im Unternehmen hängt jedoch wesentlich davon ab, welche Informationen und Aktionen für den jeweiligen Anwendungsfall verfügbar sind.
Aussagekräftige Antworten benötigen den passenden Zusammenhang
Ein KI-Assistent, der vor einem Vertriebstermin den Stand einer Kundenbeziehung zusammenfassen soll, benötigt die Kontakthistorie und offene Angebote aus dem CRM, Umsätze, offene Aufträge und den Zahlungsstand aus dem ERP sowie laufende Servicefälle aus dem Ticketsystem. Jedes dieser Systeme ist für seinen Teil führend, keines bildet die Gesamtsicht allein ab. Fehlen relevante Informationen, sind veraltet oder widersprechen sich, kann auch ein leistungsfähiges Modell keine verlässliche Gesamtsicht herstellen.
Daraus ergibt sich für die Softwareauswahl eine konkrete Aufgabe: Es ist zu prüfen, wo die erforderlichen Informationen führend verwaltet werden, wie sie erschlossen werden können und welche Aktualität der Anwendungsfall verlangt. Für einen Vertragsassistenten sind z. B. andere Quellen und Aktualisierungsverfahren relevant als für eine aktuelle Lieferauskunft.
Verteilte Daten müssen fachlich zusammenpassen
Dass Daten auf mehrere Anwendungen verteilt sind, ist für sich genommen kein Mangel. Eine Aufteilung, in der jedes System für bestimmte Daten führend ist, kann fachlich sinnvoll sein. Voraussetzung ist, dass sich Informationen anwendungsübergreifend eindeutig dem richtigen Kunden, Auftrag, Artikel oder Unternehmen zuordnen lassen. Unterschiedliche Kennungen, uneinheitliche Definitionen, etwa von Kunde oder Umsatz, und abweichende Datenstände erschweren diese Zuordnung. Sie beeinträchtigen operative Abläufe ebenso wie Auswertungen und KI-Anwendungen.
Die Einführung einer neuen ERP-Lösung bietet den Anlass, die Voraussetzungen für übergreifende KI-Anwendungen zu schaffen. Im Zuge der Datenübernahme werden Bestände bereinigt, Kennungen vereinheitlicht und führende Systeme festgelegt. Das betrifft zunächst die Daten im Umsetzungsumfang. Bei angeforderten KI-Funktionen im Zusammenhang mit nicht abzulösenden Anwendungen wird im Rahmen der Beratung und im Umfang der anzufordernden Leistungen mindestens berücksichtigt, dass Daten mit der neuen Lösung abgeglichen werden müssen. Nicht alle Unschärfen müssen zur Einholung von belastbaren Angeboten geklärt werden.
Aus der Einführung von KI-Funktionen muss nicht folgen, dass sämtliche Daten in einem System zusammengeführt werden müssen. Je nach Anwendungsfall kommen eine gemeinsame Datenplattform, ein Suchindex oder gezielte Zugriffe auf die Quellsysteme infrage. Entscheidend sind eindeutige Zuordnungen, festgelegte führende Systeme und geklärte Verantwortlichkeiten und Berechtigungen.
Berechtigungen müssen auch im KI-Zugriff gelten
Eine systemübergreifende Suche darf Informationen nur entsprechend den vorgesehenen Zugriffsrechten bereitstellen. Dies betrifft etwa vertrauliche Personaldaten, Kundendokumente oder getrennte Unternehmensbereiche. In der Auswahl ist somit zu bewerten, ob Berechtigungen bei der Erschließung und Nutzung der Daten berücksichtigt werden können, um auszuschließen, dass nicht autorisierte Daten in den Modellkontext gelangen.
Fazit
Eine tragfähige Softwareauswahl setzt voraus, dass Unternehmensziele, Geschäftsprozesse, Marktangebot und Anwendungslandschaft gemeinsam betrachtet werden. Auf dieser Grundlage lässt sich der Leistungsgegenstand festlegen, bevor einzelne Produkte bewertet werden. Das Ergebnis ist eine begründete Entscheidung darüber, welche Software welche Aufgabe übernimmt, wie sie mit bestehenden Anwendungen zusammenwirkt und welcher Veränderungsumfang dafür erforderlich ist.
Die neutrale Softwareberatung von Softfindr verbindet diese Betrachtung mit Marktanalyse. Neben dem Produkt wird dabei stets auch die Auswahl des Implementierungspartners berücksichtigt. Entscheidend ist nicht nur, ob ein Produkt die Anforderungen abdeckt, sondern auch, mit welchem Dienstleister und unter welchen Rahmenbedingungen sich die Gesamtlösung umsetzen lässt. Produkte und Dienstleister werden unabhängig von Herstellerinteressen anhand der Anforderungen der Mandanten eingeordnet. So entsteht eine gemeinsame Entscheidungsgrundlage für Software und Umsetzung, in der Anforderungen, Angebote und Implementierungspartner fachlich begründet und wirtschaftlich eingeordnet sind.